Hoe sla je belangrijke zakelijke WhatsAppberichten op!

Belangrijke afspraken?

Belangrijke afspraken met werknemers of met klanten en leveranciers maakt u het beste schriftelijk. Mondelinge afspraken kunnen weliswaar rechtsgeldig zijn, maar bij gedoe is de bewijsvoering lastig, maar dat wist u eigenlijk al. WhatsAppberichten kunt u echter ook als bewijsmateriaal gebruiken. Mits u deze berichten ook bewaard heeft.

Berichten opslaan?

Pas op met WhatsApp in de situaties rond ontslag. U moet dan kunnen aantonen dat de werknemer uw bericht tijdig heeft ontvangen, bijv. via de twee blauwe vinkjes of een reactie. Dat geldt ook voor belangrijke communicatie tussen u en een klant of een leverancier. Tip.  Het is dus slim om belangrijke WhatsAppberichten en chats op te slaan.

Hoe slaat u WhatsAppberichten op? U kunt twee dingen doen: een back-up maken of een chat van één persoon of van één groep exporteren. De back-up kunt u opslaan op uw telefoon, in Google Drive of in de iCloud en de chats kunt u exporteren naar uw e-mail en dan opslaan.

Een reservekopie maken. U kunt automatisch een back-up van alle WhatsAppberichten en chats maken. Deze worden op uw telefoon opgeslagen en desgewenst maakt u op gezette tijden een kopie naar de cloud (Google Drive of iCloud). Hoe?

• Open op uw telefoon WhatsApp.
• Klik op Instellingen – Chats – Reservekopie chats.
• Zet desgewenst Automatische reservekopie op dagelijks, wekelijks of maandelijks.

Eén chat opslaan. Het is ook mogelijk om één chat op te slaan. Een chat is alle berichten die uitgewisseld zijn tussen u een bepaalde persoon of groep. Dat gaat als volgt:

• klik op de naam van de persoon;
• scrol naar beneden en klik op Exporteer chat;
• kies met of zonder media.

WhatsApp maakt nu een zipbestand van alle berichten, met of zonder foto’s. Sla het bestand op of verstuur het bijv. via e-mail.

Meest praktisch

Het is handig om de berichten via exporteren naar uzelf te e-mailen om ze vervolgens op te slaan. Let daarbij op de hiernavolgende zaken.

Te groot bestand. Als je ervoor kiest om inclusief media te exporteren, dan werkt je e-mailprovider wellicht niet mee omdat het zipbestand te groot is door de toegevoegde foto’s en/of berichten.

Wees geduldig. Het kan een aantal minuten duren voordat u de e-mail met het zipbestand ontvangt. Bent u te ongeduldig en probeert u het meerdere malen, dan verstuurt u het zipbestand ook meerdere keren.

.txt bestand. De chatgeschiedenis is als tekstbestand (.txt) gezipt. U kunt dat bestand gewoon opslaan en inzien.

Belangrijke e-mailberichten. Ontvangen e-mailberichten stopt u waarschijnlijk in een specifiek mapje en verzonden e-mails staan in de map Verzonden items. Stuur een kopie van belangrijke e-mails naar u zelf (BCC). Verplaats deze van uw inbox naar het betreffende mapje. Uw e-mailprogramma bewaart in feite alles.

Tip.  Maak desgewenst van tijd tot tijd een back-up van uw e-mails. Bij Outlook worden niet alleen de berichten, maar ook uw agenda en contacten geëxporteerd naar een PST-bestand.