Maaltijden personeel belast of onbelast!
Let op: eten als de bediening een vorkje meeprikt?
Ook in de horeca komt het geregeld voor dat personeel van een maaltijd wordt voorzien. Is dat belast? Of is er van belastingheffing helemaal geen sprake? Hoe zit dat precies en waar moet u op letten? De rechter schonk onlangs klare wijn.
“Mag ik wat eten” Personeel met onregelmatige werktijden mag vaak bij de werkgever een maaltijd gebruiken. Met name bij restaurants is dat eerder regel dan uitzondering. Maar hoe is dat fiscaal geregeld? Moet er belasting over zo’n maaltijd betaald worden of kan dat belastingvrij? En hoe zit het voor u met de aftrek van de kosten? Welke regels gelden er, waar moet u op letten?
Zakelijke maaltijd onbelast
Wat is ‘zakelijk’? Over een zakelijke maaltijd hoeft uw werknemer geen belasting te betalen. Een maaltijd is in ieder geval zakelijk als de werknemer vanwege zijn (over)werk niet thuis tussen 17.00 uur en 20.00 uur kan eten. In andere gevallen is een maaltijd belast, tenzij deze om andere redenen als zakelijk is aan te merken, bijvoorbeeld omdat uw sommelier wijn in Frankrijk gaat inkopen en onderweg een maaltijd gebruikt.
Forfait voor niet-zakelijke maaltijd. Vooral in de horeca worden er ook niet-zakelijke maaltijden gebruikt. Dan moet u in 2019 een bedrag van € 3,35 per maaltijd als loon aanmerken. Let op. Het maakt niet uit of het een ontbijt, lunch of diner betreft en ook niet of het gerecht bij u op de kaart veel duurder is. Ook maakt het niet uit of de werkelijke kosten wellicht lager zijn, zoals bijvoorbeeld bij een ontbijt niet ondenkbaar is. Dit is onlangs nog beslist door het Hof Den Haag (NL:ECLI:GHDHA:2019:92) . Ook is niet van belang of u over een aparte kantine beschikt of dat het personeel ergens anders in uw zaak eet.
Wanneer sprake van maaltijd? Houd er rekening mee dat er fiscaal gezien nogal snel sprake is van een maaltijd. Een los drankje of losse snack, zoals een kroket, candybar, appel of kop soep kunt u onbelast verstrekken. Een combinatie ervan is echter al snel een maaltijd en dan moet u er dus belasting over inhouden.
Onbelast via werkkostenregeling. U kunt een maaltijd ook onbelast verstrekken door deze onder te brengen in de werkkostenregeling. Jaarlijks mag u 1,2% van uw loonsom besteden aan vergoedingen en verstrekkingen, zoals maaltijden. Alleen als u over deze grens heen schiet, moet u als werkgever belasting betalen in de vorm van een eindheffing. U betaalt dan 80% over het meerdere, terwijl de verstrekkingen bij de werknemers onbelast blijven.
Kosten aftrekbaar van de winst?
Als maaltijden belast zijn of als u ze onderbrengt in de werkkostenregeling, zijn ze voor u 100% aftrekbaar van de winst. Let op. Onbelaste snacks, maaltijden of het deel van de kosten van een maaltijd dat over het forfait van € 3,35 heen schiet, is echter beperkt aftrekbaar
BTW aftrekbaar? De btw op maaltijden is alleen aftrekbaar als u in een jaar voor een werknemer niet meer uitgeeft aan personeelsvoorzieningen dan € 227 ex. btw. Stem met uw boekhouder af dat de kosten van personeelsvoorzieningen op een aparte rekening worden geboekt, zeker als dat verbruik bij u hoog is en de brutowinstmarge onder druk staat. Zo heeft u na afloop van het jaar een goed overzicht en kost dat de minste inspanning. Heeft u veel personeelsverbruik, dan kan het verstandig zijn als u hierover afspraken maakt met uw inspecteur. Overleg dit met uw adviseur.
Bron: Rijksbelastingdienst