Werken als stagiaire in de horeca belast of onbelast?

Momenteel is het in veel sectoren moeilijk om personeel te krijgen. Ondernemers maken daarom vaak gebruik van stagiairs. Ze zijn vaak leergierig, goedkoop en voldoen soms nog beter dan een ‘gewone’ werknemer. Maar waar moet u fiscaal op letten als u een stagiair in uw bedrijf aanstelt?

Echte dienstbetrekking?

Ook bij stagiairs kan er sprake zijn van een echte dienstbetrekking als er een reële beloning wordt betaald voor de verrichte werkzaamheden, bijv. het minimumloon. Is dit het geval, dan wijkt de fiscale positie van de stagiair niet af van de gewone werknemer en zijn ook alle fiscale regels voor de gewone werknemer van toepassing. Het maakt dus niet uit dat de leerling via een scholingsinstituut bij u ervaring op komt doen.

Fictieve dienstbetrekking. Meestal krijgen stagiairs niet het loon van een vergelijkbare werknemer, maar wel een beloning voor de verrichte werkzaamheden. Er is dan sprake van een zogenaamde ‘fictieve dienstbetrekking’. De stagiair is dan wel verzekerd voor de Ziektewet, maar u hoeft geen premies werknemersverzekeringen te berekenen. U moet over de beloning wel loonheffing inhouden en de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet betalen.

Vergoeding aan opleidingsinstituut. Als de stagiair de stagevergoeding niet zelf krijgt, hoeft u geen loonheffingen in te houden. Er gelden dan wel de hiernavolgende voorwaarden.

• U maakt de stagevergoeding rechtstreeks aan de school of het stagefonds over, met uitzondering van kostenvergoedingen.
• De school of het stagefonds mag het stagegeld niet doorgeven aan de stagiair, maar gebruikt dit voor algemene schoolse activiteiten.
• De school of het stagefonds moet de stagevergoedingen en de besteding ervan administreren.
• U administreert binnen twee maanden na afloop van het jaar de naw-gegevens en het BSN van de stagiair, de naw-gegevens van de school of het stagefonds en het bedrag van de beloning. U vermeldt daarbij ‘14 december 2010, nr. DGB2010/2202M.

Kostenvergoedingen. U mag in alle hiervoor genoemde gevallen de stagiair ook kostenvergoedingen geven, bijv. voor reiskosten, en noodzakelijke zaken ter beschikking stellen, zoals werkkleding. Daarbij gelden in beginsel dezelfde uitgangspunten als voor gewone werknemers.

Werkkostenregeling. U mag voor de stagiair in fictieve dienstbetrekking ook gebruikmaken van de werkkostenregeling, maar er geldt een beperking. Normaal gesproken, mag u een werknemer via de werkkostenregeling sowieso € 2.400 per jaar aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven, maar dit geldt niet voor stagiairs die minder dan het minimumloon verdienen. U mag onbelaste vergoedingen en verstrekkingen dan naar redelijkheid toepassen, afhankelijk van de situatie.

Stagiair komt na stage in dienst

Het komt ook regelmatig voor dat stagiairs na hun stageperiode bij hun stagebedrijf in dienst treden. Zorg er dan voor dat u uw administratie tijdig op orde heeft, want dan gelden weer de regels voor gewone werknemers.